Jak prawidłowo ustawić pocztę na gmailu, by nie ominęła nas żadna ważna informacja?
Gmail to nadal jedno z najczęściej wybieranych kont pocztowych. Choć powstało z myślą o użytkownikach indywidualnych, to sprawdza się także w biznesie, zwłaszcza małych i średnich firm.
Gmail to nie tylko skrzynka pocztowa, ale też doskonałe narzędzie do bezpłatnego e-mail marketingu. Ponadto, jeśli zostanie odpowiednio skonfigurowany, umożliwia bezpieczne wysyłanie masowych wiadomości w ramach funkcji Gmail mailing także z innych kont pocztowych, np. tych firmowych lub naszych sklepów.
Ustaw protokoły
SMTP to protokół tekstowy, który ułatwia użytkownikom wysyłanie, odbieranie i weryfikowanie wiadomości e-mail. Bez niego adresat nigdy nie otrzymałby wiadomości, a nadawca nie dowiedziałby się, że taki e-mail w ogóle nie dotarł. Jeśli chcemy korzystać z funkcji Gmail mailing na innych kontach pocztowych, powinniśmy odpowiednio skonfigurować ustawienia naszej poczty Gmail. Nie jest to zadanie skomplikowane i możemy to zrobić sami bez pomocy informatyka. Na początku należy włączyć protokół IMAP, który w Gmail jest z automatu wyłączony. W tym celu należy wejść w Ustawienia, Zobacz wszystkie ustawienia, a następnie Przekazywanie. W kolejnym kroku klikamy w pole: POP/IMAP, a następnie wybieramy: Dostęp IMAP, a potem: Włącz IMAP. By wprowadzone przez nas zmiany zostały zapamiętane, musimy je zapisać, klikając w pole: Zapisz zmiany.
Następnie na naszej skrzynce ustawiamy protokół SMTP:
SMTP Server Address: smtp.gmail.com
Use Authentication: yes
Secure Connection: TLS/SSL based on your mail client/website SMTP plugin
SMTP Username: your Gmail account (xxxx@gmail.com)
SMTP Password: your Gmail password
Gmail SMTP port: 465 (SSL) or 587 (TLS)
500 maili dziennie
Gmail umożliwia wysyłanie z naszego konta do 500 wiadomości w ciągu dnia. Dotyczy to zarówno jednorazowej wysyłki, jak i ogólnej maksymalnej liczby wiadomości. By zawsze mieć kontrolę nad tym, kto otrzyma naszą wiadomość tekstową w ramach Gmail mailing, warto skorzystać z dostępnych w Internecie narzędzi. Jednym z najpopularniejszych jest GMass, który umożliwia automatyzację wysyłki, jak również archiwizuje wysłaną pocztę oraz tworzy raporty.
RODO i bezpieczeństwo
Protokół SMTP ma jednak pewne ograniczenia, m.in. związane z bezpieczeństwem, np. możemy paść ofiarą phishingu lub ktoś może się ponad nas podszyć i w naszym imieniu rozsyłać takie wiadomości. Na szczęście, jeśli korzystamy z poczty Gmail, nic takiego nam nie grozi. Zanim wyślemy maile np. z najnowszym wydaniem newslettera, sprawdźmy, czy w naszej wiadomości znajduje się informacja o RODO, uchroni to nas przed przykrymi konsekwencjami, także finansowymi, w przypadku ewentualnej skargi do inspektora ochrony danych.